Uusia tekijöitä rekrytoidessa on aina mukava soittaa se ensimmäinen puhelu. Henkilölle, joka on juuri valittu useiden kymmenien, ellei satojen hakijoiden joukosta uuteen työpaikkaan.
Kielteisen hakupäätöksen ilmoittaminen voi olla myös rekrytoijalle raskas nakki. Asian hoitaminen huolella kuitenkin kannattaa. Kyseessä on tärkeä osa yhteisön työnantajamielikuvan rakentamista. Mikäli rekrystä paha maku suuhun, pakit saanut hakija joutuu pesemään sitä pois useissa keskusteluissa ystävien ja työnhakukollegoiden kanssa.
Pakkien hoitaminen hyvin ja empaattisesti voi merkitä paljon töitä ehkä pitkäänkin hakeneelle työnhakijalle. Kokosin kevään haastattelukimaran tuoman kokemuksen myötä rekrytointeja työkseen hoitaville muutamia vinkkejä kielteisen päätöksen ilmoittamiseen.
Älä jätä päätöstä ilmaan roikkumaan
Omalle kohdalle universumin hiljaisuus ei onneksi ole laskeutunut haastattelun jälkeen kuin kerran. Toisenlaisiakin esimerkkejä valitettavasti on. Kaikki haastattelussa olleet työnhakukollegat eivät aina ole saaneet edes geneeristä ‘Thanks, but no thanks.’ – sähköpostiviestiä. Enpä itsekään enää pureskele kynsiä miettiessä, josko vuodelta 2008 saakka roikkunut rekry olisi piakkoin tulossa päätökseen.
Pidä kiinni ilmoittamastasi aikatauluista
Tämä asia on vähän niinkuin päivän päälle. Mikäli haastateltavalle on luvattu ilmoittaa päätöksestä alkuviikosta, se ei ole sama asia kuin perjantaina virka-ajan jälkeen. Toki valinta ei välttämättä ole selvää pässinlihaa ja aikataulut elävät. Näe tällöin se vaiva, että ilmoitat muutoksesta hakijalle. Bonussektoriin kosahti tämän kohdan osalta kevään rekryistä se, jossa soitettiin jo ennen luvattua ajakohtaa. Ehkä voisit yllättää hakijan (aikataulujen suhteen) iloisesti palaamalla asiaan jo ilmoitettua ajankohtaa aikaisemmassa vaiheessa?
Kerro konkreettisesti, mikä erotti valitun hakijan muista haastateltavista
Useimmille ihmisille kielteinen päätös on helpompi hyväksyä, mikäli siihen on konkreettiset perusteet, esimerkiksi puutteet osaamisessa. Aina parempi, mikäli nämä perusteet on johdettavissa työnhakuilmoituksessa painotetuista tehtävistä ja kriteereistä. Hämmentävimpiä kokemuksia työnhakijan urallani on ollut kuulla vaa’an kallistaneen tekijän olleen jotain aivan muuta, kuin mitä haastattelussa ja ilmoituksessa painotettiin. Erityisen tarkka perusteluissa tulee olla silloin, kun rekryssä valituksi tulee jollain tavalla sisäiseksi luokiteltava hakija.
Anna korjaavaa palautetta, joka kantaa hakijaa eteenpäin
Työnhakija arvostaa valtavasti oikein annettua korjaavaa palautetta – auttaahan tämä parhaassa tapauksessa häntä eteenpäin onnistumaan tulevissa rekrytoinneissa. Kyseessä on kuitenkin työelämässä yleensä ja rekrytointien yhteydessä erityisesti vaativa taitolaji, joka todella erottaa ammattilaiset edukseen.
Toiminnallisen tason korjaavasta palautteesta hakija hyötyy eniten. Voit esimerkiksi vinkata, millaista osaamista hakijan kannattaa tuoda esille. Tai millaisen vaikutelman hänestä sai haastattelutilanteessa. Se ei nimittäin välttämättä ollenkaan vastaa hakijan käsitystä itsestään. Ehkä hakija puhui liian nopeasti ja tästä välittyi haastattelijoille tietynlainen kuva? Tämänkin tietäminen on arvokasta. Mikäli korjattavaa on paljon, vältä houkutusta kaataa koko settiä hakijan niskaan ilman vahvaa tasapainottavaa elementtiä.
Mikäli korjaava palaute kohdistuu (tai hakija ymmärtää sen kohdistuvan) persoonaan* se ei kanna eteenpäin työnhaussa vaan voi pahimmillaan vaikuttaa työnhakijalle elintärkeään itseluottamuksen.
Hyvin hoidettu palaute, parempi mieli!
Anu Heikkilä
*Itse koen, että myös hakijan persoonaa voi palautteen yhteydessä kommentoida, mikäli kyseessä on paikan täyttämisen kannalta relevantti tieto. Voi olla, että tiimiin haettiin toisenlaista tekijää. Mikäli tällaista palautetta antaa, persoonaa koskevan määritelmän olisi hyvä perustua muuhunkin kuin haastattelijan lyhyen kohtaamisen aikana saamaan mututuntemukseen, esimerkiksi rekrytoinnin yhteydessä tehtäviin testeihin.
Mä olen välillä ihmetellyt ’et valitettavasti tullut valituksi’ -viestejä. Tuskin se rekrytoijan mielestä on kovin valitettavaa, että valittiin parempi hakija kuin minä! Ellei nyt sitten joku vilpittömästi ole sitä mieltä, että olisi halunnut valita minut mutta jäi vähemmistöön päätöstä tehdessä… Se taas, onko mun mielestä valitettavaa, on mun arvioitavissa enkä kaipaa joltain tuntemattomalta tyypiltä sääliä tai osanottoja siitä, etten tullut valituksi. Onhan ihan mahdollista, että haastattelussa minä sain työnantajasta niin törpön tai ainakin minulle sopimattoman kuvan, että on ihan molemminpuolinen ilon aihe, ettei minun tarvitse siellä tehdä töitä.
Kerran olen saanut niin hyvän ’emme valinneet sinua’ -viestin, että siitä tuli ihan hyvä mieli. En ollut edes haastattelussa silloin. Viestistä sai vaikutelman, että sen sanamuotoja oli mietitty, mitä oikeasti halutaan sanoa. Runsaasta hakijamäärästä oikeasti iloittiin ja arvostettiin hakijoita, hyviä hakijoita oli paljon. Ja oli tietenkin vähän kuvattu, millä perusteilla valittiin haastatteluun ja tehtiin lopullinen valinta. Toivotettiin varmaan myös onnea työnhakuun. Vaikka se täsmälleen sama viesti oli varmasti mennyt kymmenille ihmisille, jäi sellainen olo, että minunkin hakemustani arvostettiin, hakemusten suuri määrä ei ollut vain ikävä rasite rekrytoijalle ja hakemukseni on tervetullut toisellakin kerralla, jos heille jotain rekrytään.
Kiitos viestistäsi Himppu! Yksilöllinen/ huolellisesti mietitty palaute todella lämmittää. Kerran laitoin jopa kiitokset rekrytoijalle, joka kertoi rehellisesti minun olleen todella kova hakija, mutta jääneen toiseksi parhaaksi (yhteisössä vapaaehtoistyötä saanut henkilö sai paikan tasatilanteessa). Pystyin hyväksymään kriteerit ja jäin vielä hyvälle mielelle. Myöhemmin ymmärsin vielä kysyä samalta rekrytoijalta, olisiko hänellä kriittisempaa palautetta haastattelutilanteesta ja sain tästäkin hyvin mietityn vastauksen, joka kantoi eteenpäin.